요즘 세상에는 어디를 가도 개인정보 없이 할 수 있는 일이 드물다. 병원 진료를 받거나, 도서관에서 대출을 할 때도 개인정보는 반드시 필요하다. 모든 일처리에 필수 요소인 우리의 개인 정보들은 어떻게 관리되고 보관될까?

공무원에 임용되기 전, 제증명 서류를 신청할 때마다 개인정보가 들어간 신청서와 신고서들이 어디로 가고, 어떻게 보관되며, 언제 파기되는지 걱정되고 궁금했지만 자세한 답은 얻을 수 없었다. 그렇게 기록물의 '기'자도 몰랐던 내가 올해 4월 임용이 되어 민원업무를 보고 기록물을 정리하면서, 기록물을 누가 어떻게 관리하는지 알게 되었고, 기록물 관리의 소중함 또한 느끼게 됐다.

'공공기록물 관리에 관한 법률'에 따르면, 기록물이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정물을 말한다. 따라서 관공서에 제출하는 개인정보들은 기록물로 분류되고, 대통령령에 따라 생산, 분류, 정리, 폐기 및 보존한다.

기록물들은 이렇게 안전하고 체계적으로 보관되지만, 실무적으로 불편함을 느낄 때가 가끔 있다. 공무원들의 순환근무 특성상 담당자가 자주 바뀌는데, 이럴 때마다 문서를 관리하는 세부적인 방법이 조금씩 달라지기 때문이다. 이전 담당자가 보관한 서류를 찾는데 많은 시간이 소요된 적도 종종 있었다. 이런 세부적인 부분도 정해 관리하면 어떨까 생각하던 중, 복대1동 행정복지센터에서 자체적으로 계획을 세워 대대적으로 기록물을 정리, 점검했다.

보존기간이 지난 서류들은 폐기대상목록에 적어 분류하고, 우후죽순 놓여있던 문서들을 같이 모아두고, 문서보관상자 서식도 통일시키는 작업이었다. 관할하는 주민도 많고, 기록물 양도 워낙 방대해 단시간에 끝내기란 불가능했다. 그래서 두 달 동안 직원들 모두 근무시간 내 틈틈이 정리 작업을 계속했다.

양이 많아 깔끔하게 정리하는 게 녹록치 않았지만 정리가 완전히 끝나고 서고를 바라보았을 때 매우 뿌듯했다. 이전보다 더 체계적으로 정리를 했기 때문에 담당자들이 바뀌어도 쉽게 기록물을 찾고 보관할 수 있을 것이며, 보존기간이 지난 문서를 누락 없이 안전하게 폐기할 수 있어 개인정보 보안에 도움이 될 것 같았다.

아직 관공서에서 개인정보가 포함된 기록물들이 안전하게 보관되고 있는지 우려하는 사람들이 있을 것이다. 민감한 사항이고, 보관 사항을 확인할 수 없기 때문에 불안감은 더욱 클 것이다. 하지만 개인정보가 담긴 기록물들은 꾸준히 점검하고 관리하며 안전하게 보관되고 있다. 그러니 이로 인한 불안은 이제 조금은 내려놓아도 될 것 같다.