코로나19의 확산으로 원격근무가 일상화되고 있다. 이동 제한, 모이는 것의 제한 등으로 많은 기업들이 화상 회의를 하고 있다. 그러나 특별한 가이드가 없이 기존의 회의를 화상이라는 공간으로 옮긴 이후에 어려움을 겪고 있다. 필자가 회의문화 혁신 컨설팅을 하면서 생각한 몇 가지 효과적인 방법에 대해서 공유하고자 한다.

첫째 화상회의는 얼굴을 보여줘야 한다. 화상 회의를 진행할 때 화면에 본인의 얼굴이 보일 수 있도록 한다. 회의에 대한 기본 예의는 서로의 얼굴을 보면서 이야기하는 것이다. 화상회의도 공간만 다른 회의이므로 회의에 집중하는 모습이 필요하다. 비디오를 오프하고 진행해하는 회의는 화상회의가 아니라 그룹콜이다.

사무실에서 노트북 사용 시, 이어폰 또는 헤드셋을 이용해야 한다. 노트북 PC의 내장 마이크를 사용할 경우 키보드 누르는 소리, 주변 소리, 상대가 말하는 소리 등이 내 목소리 전달을 방해하는 경우가 있으니 주의해야 한다. 이어셋, 헤드셋 사용 시엔 마이크를 입에 너무 가까이 대지 않아야 한다. 숨소리까지 크게 전달된다. 발언하지 않을 때는 마이크를 음소거하는 것이 좋다.

시간을 꼭 지켜야 한다. 온라인에서는 오프라인보다 더욱더 철저히 시간을 지켜야 한다. 불가피하게 참여하지 못하는 상황이라면 미리 회의 주최자에게 양해를 구해야 한다. 참여자는 시작 전 최소 5분 전에 스탠바이 하여 화면과 스피커 테스트를 마치고 대기하는 것이 좋다.

요약과 결-기승전결이 중요하다. 발언 시 요약하여 발표할 수 있도록 한다. 결론을 먼저 이야기하고 부가적인 설명을 하는 것이 효과적이다. 장황하게 부연설명을 먼저 하다 보면 시간이 지연될 뿐 아니라 핵심을 놓칠 수가 있기 때문이다. 온라인에서는 '결-기승전결' 의 순서가 좋다. 그래야, 중요한 주제에 대해서 놓치지 않는다.

진행자의 매우 중요하다.

진행자는 회의 시작 전에 회의 아젠다가 뭔 지 사전 접속자가 확인할 수 있도록 화면에 게시해야 한다. 회의가 시작되면 프레젠테이션 자료 등을 통해서 오늘 회의 주제에 대한 흐름을 요약하여 공지한다. 회의 중에는 참석자의 일부만 하이라이트 되지 않도록, 참석자에게 고루 발언권을 주어서 회의가 원활하게 진행될 수 있도록 유도한다. 일부 발언자의 발언이 지나치게 길어지는 경우 시간 안배를 위해 중간에 자르기도 해야한다. 발언 내용은 채팅창 혹은 파워포인트 공유창에 실시간으로 기록한다. 기기 오작동(특히 사운드나 화면이상, 하울링 등)으로 인해 회의가 지연되거나 하는 경우도 많은데, 진행자는 이런 부분을 미리 테스트해서 준비된 회의를 진행하는 것이 필요하다. 회의 종료시에는 사전에 공지한 회의 종료 시간을 철저히 지켜 상대방의 시간 안배에 대한 배려를 해야 한다.

화상으로 진행하는 회의가 잘 되기 위해서는 각별한 관심과 노력이 필요하다. 회의의 의장은 화상회의가 시작할 때 목적과 얻고자 하는 것을 명확하게 선언하고 회의를 출발할 수 있도록 도와야 한다. 참석자들이 고루 자신의 의사를 솔직하게 표현할 수 있도록 세심히 배려해야 한다. 심리적으로 안전감으로 느낄 수 있도록 의견에 대한 그라운드룰을 설정하고 제시하는 것이 좋다. 온라인 상황에서는 집중도를 유지하기가 어렵다.

따라서 사람들의 참여관리가 중요하다. 참여는 적정한 질문을 하는 것이다. 이 때 질문은 특정 개인보다는 전체를 향하는 질문이어야 더욱 좋다. 사람들은 질문을 받으면 생각을 하고 되고, 내용에 몰입한다. 또한 의견이 만들어지면 참여를 하고자 하는 욕구를 가지게 된다.

아직 익숙하지 않은 화상회의를 잘 진행하기 위해서는 준비와 진행의 세심함과 함께 새로운 환경, 온라인으로 만나는 사람들에게 대한 관대함이 필요하다.